Définition
Le contrat d'entretien est un contrat de prestation de services par lequel une entreprise s'engage à intervenir régulièrement chez un client pour entretenir un local, un équipement ou une installation. Il précise le périmètre (ce qui est entretenu et ce qui ne l'est pas), la périodicité des passages, le prix et son indexation, la durée, les conditions de reconduction et de résiliation, et les délais d'intervention en cas de panne.
Il se distingue du simple devis par sa durée et sa régularité : l'entreprise s'engage sur un calendrier, le client sur un prix périodique, mensuel, trimestriel ou annuel. Avec un client consommateur, la loi encadre notamment la reconduction tacite : le professionnel doit informer le client, par écrit et avant la date limite, qu'il peut s'opposer au renouvellement ; les textes se lisent dans le Code de la consommation, sur Légifrance.
Certaines installations, comme les chaudières, imposent un entretien périodique réglementaire dont le contrat fixe l'organisation. Le contrat d'entretien se prolonge par des bons d'intervention à chaque passage et des factures à chaque échéance.
À ne pas confondre
- Contrat d'entretien et contrat de maintenance : le second inclut en général les réparations et les pièces, selon une formule convenue.
- Contrat d'entretien et devis ponctuel : le devis concerne une intervention unique ; le contrat engage une série de passages.
- Contrat d'entretien et garantie : la garantie répare un défaut de la fourniture ou des travaux ; l'entretien prévient l'usure normale.
À quoi ça sert
- Fiabiliser les équipements par des passages réguliers, avant les pannes.
- Donner de la visibilité à l'entreprise : un chiffre d'affaires récurrent, des tournées planifiées.
- Cadrer la relation : ce qui est compris, ce qui est facturé, comment on intervient.
- Respecter les obligations d'entretien de certaines installations.
Exemple concret
Contrat d'entretien de bureaux de 300 m², conclu pour douze mois (illustration) :
| Clause | Contenu |
|---|---|
| Prestations | Deux passages par semaine : sols, sanitaires, vitres intérieures, poubelles |
| Exclusions | Vitres extérieures, remise en état après sinistre |
| Prix | 640 € HT par mois, soit 7 680 € HT sur les douze mois, facturés en début de mois |
| Durée et reconduction | Douze mois, reconduction tacite, préavis de trois mois |
| Intervention exceptionnelle | Facturée à l'heure, sur devis préalable |
Chaque passage donne lieu à une fiche signée ; la facture mensuelle est préparée à l'échéance. Le contrat est reconduit si aucune des parties ne le dénonce trois mois avant son terme.
Erreurs fréquentes
- Un périmètre flou : le client attend davantage que ce qui est dû, l'entreprise facture ce qu'il n'avait pas prévu.
- Oublier la clause de préavis ou la forme de la résiliation.
- Ne pas informer le client consommateur de la reconduction tacite, au risque de la voir contestée.
- Figer le prix sans indexation sur plusieurs années.
- Ne pas tracer les passages : sans fiche signée, le client conteste la prestation.
- Mélanger entretien et réparation : les pièces et dépannages doivent être traités à part.
Dans Corsala
Chaque contrat porte son rythme (chaque semaine, mois, trimestre, semestre ou année), ses prestations et ses prix. Il génère ses passages sur huit semaines, signale le matin un passage manqué et prépare à chaque échéance une facture brouillon, que vous émettez. Le parc d'équipements du client indique ce qu'il faut entretenir : un équipement passe « à planifier » trente jours avant sa date d'entretien. Voir les contrats d'entretien.