Ce qu'est une situation, et pourquoi l'utiliser
Sur un chantier de plusieurs semaines, attendre la réception pour facturer revient à financer seul le matériel, les salaires et les sous-traitants. La situation de travaux répartit ce financement : à intervalles fixés au contrat, l'entreprise facture ce qu'elle a réellement exécuté. Le client paie au fil de l'eau, l'entreprise garde une trésorerie saine, et l'avancement devient un sujet que l'on constate ensemble au lieu de le découvrir à la fin.
La situation est une facture comme les autres : elle porte les mentions d'une facture, un numéro dans la série et la TVA. Ce qui la distingue, c'est son contenu, un tableau par poste qui montre où en est le chantier. Le cadre vient du marché ou du devis signé ; pour les marchés privés de bâtiment, certains contrats renvoient à la norme NF P03-001, qu'il faut lire si le vôtre la cite.
Le calcul, pas à pas
- Reprendre les postes du marché. Chaque poste garde son montant hors taxes tel qu'il figure au devis signé, avenants compris.
- Constater l'avancement de chaque poste. Un pourcentage cumulé, établi sur des faits : surface posée sur surface totale, nombre de points câblés sur nombre prévu, étape franchie.
- Calculer le cumul. Montant du poste multiplié par son avancement cumulé.
- Retirer ce qui est déjà facturé. La différence entre le cumul et les situations précédentes donne le montant de la période.
- Déduire l'acompte. Selon la méthode écrite au devis : au prorata, en bloc ou sur le solde.
- Appliquer la TVA poste par poste si les taux diffèrent, puis calculer le total.
Exemple chiffré : la situation n° 2 d'un marché de 60 000 € HT
Cas illustratif : une rénovation en six postes, avec un acompte de 10 % déduit au prorata de chaque situation.
| Poste | Marché HT | Avancement cumulé | Cumul HT | Déjà facturé | Cette situation |
|---|---|---|---|---|---|
| Démolition et dépose | 6 000 € | 100 % | 6 000 € | 6 000 € | 0 € |
| Cloisons et doublages | 14 000 € | 80 % | 11 200 € | 4 200 € | 7 000 € |
| Électricité | 9 000 € | 50 % | 4 500 € | 0 € | 4 500 € |
| Plomberie | 8 000 € | 60 % | 4 800 € | 0 € | 4 800 € |
| Menuiseries | 12 000 € | 0 % | 0 € | 0 € | 0 € |
| Sols | 11 000 € | 0 % | 0 € | 0 € | 0 € |
| Total | 60 000 € | 44,2 % | 26 500 € | 10 200 € | 16 300 € |
Sous le tableau, les lignes de règlement : déduction de l'acompte, 10 % de la situation, soit 1 630 € ; net hors taxes, 14 670 € ; TVA à 10 %, 1 467 € ; total toutes taxes comprises, 16 137 €. Le montant de l'acompte, 6 000 € hors taxes, a été fixé au devis ; il sera entièrement repris à la fin du marché.
Ce que doit contenir la situation
Une situation de travaux se lit seule, sans explication orale. Elle comprend :
- le numéro de la situation et sa date, la période concernée et la référence du marché ;
- l'identité des deux parties et l'adresse du chantier ;
- le tableau par poste : montant du marché, avancement cumulé, cumul, déjà facturé, montant de la période ;
- les déductions : acompte, retenues éventuelles, pénalités prévues au marché ;
- le montant hors taxes, la TVA par taux et le total ;
- le visa de validation lorsque le marché en prévoit un ;
- les conditions de paiement et l'échéance.
Faire valider l'avancement
La difficulté d'une situation n'est pas le calcul, mais l'accord sur les pourcentages. Pour qu'il se fasse sans litige, organisez la validation.
- Avant d'émettre, constatez l'avancement sur place avec le conducteur de travaux, en prenant des photos datées des postes concernés.
- Envoyez le tableau à la personne qui valide, avec les photos, et demandez un visa écrit dans un délai fixé au contrat.
- Si le pourcentage est contesté, notez l'écart plutôt que de bloquer le reste : émettez la situation sur les postes admis et traitez le point contesté à part.
- Conservez le visa daté avec la situation. En cas de litige, il vaut preuve de l'accord.
Situation, acompte, solde : ne pas confondre
Trois factures se succèdent sur un chantier et jouent des rôles différents. La facture d'acompte est émise à l'encaissement d'une avance, avant toute exécution. La situation constate des travaux déjà réalisés et se répète au fil du chantier. La facture de solde clôt le marché : elle reprend le prix total, retire tout ce qui a été facturé, acomptes et situations, et fait apparaître le reste à payer, sous réserve des retenues convenues. Sur un marché de 60 000 € HT, la somme des situations et de l'acompte doit atteindre exactement le montant du marché, avenants compris. Un écart signale un oubli ou une double facturation.
Comparer ce que vous avez réalisé à ce que vous avez facturé
Une situation ne sert pas qu'à être payé : c'est aussi un instrument de pilotage. En rapprochant l'avancement réel de l'avancement facturé, vous voyez si vous financez le chantier ou si le client vous finance. Voici un exemple sur trois mois pour un marché de 60 000 € HT.
| Fin de mois | Avancement réel cumulé | Facturé cumulé | Écart |
|---|---|---|---|
| Mois 1 | 17 % (10 200 €) | 10 200 € | 0 € |
| Mois 2 | 44 % (26 500 €) | 26 500 € | 0 € |
| Mois 3 | 70 % (42 000 €) | 36 000 € | 6 000 € à facturer |
Au mois 3, six mille euros de travaux réalisés n'ont pas été facturés : la situation a pris du retard sur le chantier. Chaque mois d'écart est un mois de trésorerie avancée. L'inverse existe aussi : facturer plus que l'avancement réel expose à un refus de visa et à des tensions avec le client. Lisez cet écart chaque mois, avant d'émettre.
Retenues, avances et pénalités : comment elles apparaissent
Certains marchés ajoutent des lignes de déduction : une retenue de garantie qui garde une fraction du prix jusqu'à la fin de la garantie de parfait achèvement, une avance remboursée au fil des situations, des pénalités de retard prévues au contrat, un compte prorata pour les dépenses communes du chantier, une révision de prix quand le marché en prévoit. Chacune a ses règles propres, que le contrat précise. Ce guide ne les détaille pas : retenez que la situation est le support où elles s'inscrivent, ligne après ligne, et que le tableau doit les faire apparaître clairement pour que le client comprenne le net à payer.
La dernière situation et la réception
La dernière situation correspond à l'achèvement des travaux, mais pas forcément à la réception. Entre les deux, le client contrôle, formule des réserves, et vous les levez. Écrivez dans le contrat le sort des sommes qui restent à payer à ce stade : solde exigible à la réception, ou après levée des réserves, ou en partie retenu jusqu'à la fin de la garantie de parfait achèvement. Une dernière situation émise sans cet accord préalable attend souvent plusieurs semaines, le temps que chacun discute de ce qui était convenu.
Les erreurs fréquentes
- Facturer des pourcentages estimés à l'œil, sans constat ni photo.
- Oublier de retirer le déjà facturé, et facturer deux fois le même travail.
- Ne pas écrire la méthode de déduction de l'acompte : chacun la comprend à sa façon.
- Mélanger plusieurs taux de TVA sans ventiler par poste.
- Émettre la situation avant la validation, puis la corriger par avoirs successifs.
- Laisser passer des mois sans situation, puis facturer un gros montant que le client n'attendait pas.
- Perdre le fil des avenants : un poste ajouté en cours de chantier doit entrer dans le tableau avec son propre montant.
Un modèle de tableau à reprendre
| Poste | Montant du marché HT | Avancement cumulé (%) | Cumul HT | Déjà facturé HT | Montant de la période HT |
|---|---|---|---|---|---|
| [nom du poste] | [montant] | [pourcentage] | [calcul] | [somme des situations précédentes] | [cumul moins déjà facturé] |
| Avenant n° [numéro] | [montant] | [pourcentage] | [calcul] | [déjà facturé] | [montant] |
Terminez par les lignes : total de la période, déduction de l'acompte, net hors taxes, TVA par taux, total toutes taxes comprises, échéance de paiement.
Comment Corsala fait cette étape
Sur un chantier piloté dans Corsala, la situation se prépare depuis le bouton « Situation » de la page Facturation du chantier, comprise dans le CRM gratuit. Deux modes existent : un pourcentage d'avancement cumulé du marché (par exemple 50 % visé et 40 % déjà facturé, donc une facture de 10 %), ou un montant TTC libre. Le marché de référence est le devis signé plus les avenants signés. L'écran affiche le déjà facturé, le reste à facturer et le cumul après émission, et chaque chantier garde en tête le budget global, le facturé, le reste à facturer et l'encaissé.
Vous choisissez la TVA (20 %, 10 %, 5,5 % ou 0 %) et l'échéance en jours nets. La facture est numérotée avec votre numérotation, elle porte son fichier Factur-X quand elle est émise en France, et elle part de votre propre boîte e-mail. Elle ne s'affiche pas dans l'espace du client : elle lui est envoyée. Le planning des lots, les comptes rendus avec photos et les réserves du même dossier documentent l'avancement que vous facturez, et les relances d'impayés se déclenchent par paliers.
La retenue de garantie apparaît sur le chantier, calculée à 5 % du budget global TTC, un taux fixe aujourd'hui ; la situation propose un cumul plafonné à 95 % tant qu'elle n'est pas facturée, et le bouton « Lever réserves + facturer retenue » l'émet à la levée des réserves. C'est un choix du produit, pas une garantie de conformité : vérifiez le délai applicable à votre marché. Sans retenue prévue à votre marché, le solde la facture avec le reste.
Les limites : la situation est globale sur le marché, sans suivi contractuel poste par poste, c'est-à-dire sans situation par lot avec cumul par ligne. Corsala ne gère ni le compte prorata, ni la révision de prix par indices, ni le décompte général définitif, ni le paiement direct du sous-traitant : gardez votre outil pour les marchés qui l'exigent. Le CRM est gratuit, seule l'IA se paie au jeton : vous pouvez ouvrir votre espace gratuit ou demander une démo.