Avril : quarante jardins, trois équipes et trois jours de pluie
Le printemps arrive et le carnet d'une entreprise de paysage se remplit d'un coup : les copropriétés veulent leur première tonte, les parcs d'activités leur taille de haies, les particuliers leur désherbage. Quarante sites, trois équipes, un camion de matériel chacune. Chaque site a ses jours, ses prestations, son prix. La semaine suivante, la pluie s'installe : trois jours d'affilée sans pouvoir tondre. Qui n'est pas passé ? Quel site attend depuis dix jours ?
Dans un tableur, la réponse demande un quart d'heure de tri. Le contrat d'entretien espaces verts de Corsala la donne le matin : chaque contrat engendre ses passages, ceux qui n'ont pas eu lieu remontent, et la facture mensuelle de chaque site attend votre relecture. Il ne prédit pas la météo ; il vous empêche seulement d'oublier ce qu'elle a retardé.
Trois clients, trois façons de lire le même contrat
Une copropriété veut un forfait lisible, des passages réguliers et des preuves à montrer à son conseil syndical. Un parc d'activités veut des sites propres le lundi matin et ne cherche pas à savoir qui tond quoi. Un particulier veut ne plus y penser, et un message quand l'équipe est passée. Le même outil sert les trois : le forfait est mensuel, les passages sont générés, les comptes rendus avec photos tiennent lieu de preuve. Ce qui change, c'est le niveau de détail que chaque client lit, et la patience de chacun quand un passage saute.
Un contrat pour la saison, un autre pour l'hiver
Un entretien d'espaces verts n'a pas le même rythme toute l'année. De la mi-avril à la fin octobre, on tond chaque semaine. De novembre à mars, on passe une fois par mois pour ramasser les feuilles et tailler ce qui doit l'être. Corsala associe un seul rythme à chaque contrat : un site dont le rythme change au cours de l'année porte donc deux contrats, l'un pour la saison, l'autre pour l'hiver. La saisie est un peu plus longue au départ, mais chaque contrat a ses prestations et son prix, et la facture de l'hiver ne ressemble pas à celle de l'été.
Les tailles de haies, qui reviennent deux fois par an, suivent la même règle : soit un contrat à part, soit une prestation ponctuelle dictée au devis, selon la manière dont vous préférez présenter vos tarifs.
Saisir un contrat d'espaces verts
Le site et le donneur d'ordre
Vous nommez le client, syndic de copropriété, gestionnaire de parc ou particulier, puis le site. La durée, la reconduction automatique et le préavis se renseignent à la création ; le PDF signé du contrat est rangé avec la fiche.
Les jours, les prestations, le forfait
Pour la saison, le rythme est hebdomadaire, aux jours choisis : le mardi pour une copropriété, le jeudi pour un parc d'activités. Vous décrivez les prestations en clair, par exemple « tonte, bordures, ramassage des tontes, soufflage des allées », avec un prix HT et une TVA. La facturation est mensuelle : un forfait identique chaque mois, qui lisse la saison.
Ce qui tourne ensuite
Un calendrier tenu huit semaines devant, une équipe par passage
Corsala construit les passages huit semaines à l'avance, jour après jour, et chacun s'affecte à une équipe. Le matin, le chef d'équipe ouvre son écran et voit ses sites. En fin de passage, il dicte une courte note et joint les photos : la haie avant, la haie après, le massif désherbé.
La pluie et le passage manqué
Le passage qui n'a pas eu lieu devient « manqué » et remonte le lendemain matin, assorti de la commande pour réaffecter l'équipe. Une semaine de pluie se lit d'un coup d'œil : douze passages manqués sur la liste, que l'on répartit sur les jours secs, en commençant par les sites où l'herbe est la plus haute. Corsala ne décale pas le calendrier de lui-même, car il ignore ce qui se passe dehors ; en revanche, il ne laisse rien disparaître.
Le parc : l'arrosage, le robot, l'éclairage
Pour chaque client, vous pouvez consigner les équipements dont vous avez la charge : un arrosage automatique avec son programmateur, un robot tondeuse, un éclairage extérieur. La marque, la référence, la date de pose y figurent, et l'entretien se reporte comme celui de n'importe quel équipement, avec un signal un mois avant l'échéance.
Exemple chiffré : une copropriété, deux contrats
Les chiffres suivants sont imaginés ; ils n'ont aucune valeur de grille.
| Contrat | Rythme | Prestation | Forfait mensuel HT |
|---|---|---|---|
| Saison, avril à octobre | Chaque semaine, le mardi | Tonte, bordures, ramassage, soufflage des allées | 1 240 € |
| Hiver, novembre à mars | Chaque mois | Ramassage des feuilles, taille de saison | 420 € |
En saison, le brouillon de chaque mois s'élève à 1 240 € HT ; l'hiver, à 420 € HT. Sur l'année, la copropriété représente 10 780 € HT, soit sept mois de saison et cinq d'hiver. Le syndic lit chaque facture sans interpréter un forfait, et le contrat d'hiver n'est pas une ligne enterrée dans le contrat d'été.
Le devis ponctuel, entre deux passages
L'entretien courant n'épuise pas le travail : une haie à remplacer, un massif à replanter, un arrosage à créer. Ces prestations passent par un devis, dicté sur place en faisant le tour du jardin : « Massif de douze mètres carrés devant l'entrée, quarante vivaces, paillage, arrosage goutte à goutte. » Les surfaces annoncées sont calculées, les prix viennent de votre bibliothèque, les lignes sans prix restent « à chiffrer ». Le client signe depuis un lien. Le contrat d'entretien n'en est pas touché : l'entretien courant continue, le devis ponctuel avance à son rythme, dans le même dossier.
Ce que voit le client
Le syndic ou le gestionnaire ouvre un lien personnel, sans compte. Sous « Votre contrat », il lit les prochains passages et le compte rendu des derniers, et, quand un bon d'intervention a été signé, son PDF avec les photos ; s'il constate un problème, une haie que l'on n'a pas taillée par exemple, il le décrit par « Faire une demande », et la réclamation arrive dans votre SAV, rattachée au bon contrat, avec les photos des passages qui permettent d'y répondre.
Pour le chef d'entreprise, les équipes et le client
- Le chef d'entreprise voit les passages manqués après chaque coup de pluie, et les brouillons de facture à émettre en fin de mois.
- Le chef d'équipe retrouve chaque matin ses sites, avec les remarques du dernier passage, et clôt sa journée avec ses photos.
- Le client sait quand l'équipe est passée et ce qu'elle a fait, et peut le prouver à son conseil syndical sans vous appeler pour obtenir un compte rendu.
Les limites à connaître
Un contrat a un seul rythme et ne génère qu'un passage par jour : l'été et l'hiver font deux contrats, et un client à plusieurs adresses autant de contrats que de sites. Corsala ignore la météo, n'optimise pas les tournées et ne suit pas votre matériel. Rien n'existe encore pour réviser un prix sur indice ou pour établir un avenant : c'est à venir. Quant aux contrats et au parc, ils dépendent du module SAV, compris dans le CRM gratuit.
Pour aller plus loin
Pour suivre un contrat de sa création à sa facture, la page contrats d'entretien montre chaque écran. Pour les devis de plantation et d'aménagement, lisez la page devis à la voix. Le guide sur le contrat d'entretien aide à fixer le nombre de passages et leur calendrier avant la saisie dans Corsala. L'offre figure sur la page tarifs. Ouvrez votre espace gratuit avec quelques sites réels, ou regardez d'abord un dossier d'entretien lors d'une démonstration.