Douze immeubles, trente appareils et un tableur d'échéances
Une entreprise d'ascenseurs de taille moyenne suit des appareils chez des syndics et des bailleurs. Chaque immeuble en compte un, deux, parfois quatre. Les contrats ont leurs particularités : visites mensuelles ou bimestrielles, durées pluriannuelles, préavis de résiliation, facturation trimestrielle d'avance, prix qui évoluent chaque année. Le tableur d'échéances, avec ses couleurs et ses dates, finit par ne plus refléter que la mémoire de celui qui l'a rempli.
Le contrat de maintenance ascenseur de Corsala remplace ce tableur par un dossier par immeuble. Le dossier sait quand passer, ce qui a été fait à la dernière visite, quand facturer et ce qui s'est passé depuis. Il ne prétend pas faire plus : il reste un outil de gestion des visites et des factures, pas un carnet d'entretien réglementaire.
Un contrat par immeuble : la logique du passage
Une visite de maintenance se fait par immeuble : le technicien monte, vérifie les appareils l'un après l'autre, laisse un compte rendu. Corsala suit cette logique. Un contrat est attaché à un site, génère au plus un passage par jour, et ce passage couvre tous les appareils de l'immeuble. Les appareils eux-mêmes se rangent au parc du client, avec leurs références d'identification, leur puissance, leur date de pose et le contrat qui les couvre. Un bailleur ou un syndic qui confie plusieurs immeubles porte donc autant de contrats que d'immeubles. Cela demande de la discipline à la saisie ; en échange, l'historique de chaque adresse est net. Pour un bailleur qui confie plusieurs dizaines d'immeubles, le même geste se répète, une fois par adresse : on peut commencer par trois immeubles et étendre ensuite, sans migrer d'un coup tout le portefeuille.
Saisir un contrat de maintenance
Durée, reconduction, préavis
Vous renseignez le client, l'immeuble, la durée du contrat, sa reconduction tacite et le préavis. La version signée du contrat est attachée à la fiche : plus besoin de remonter à un classeur pour savoir si l'on peut encore résilier.
Rythme, prestations, prix
Le rythme est mensuel pour une visite régulière, trimestriel pour d'autres. Vous décrivez les prestations avec leur prix HT et leur TVA, par exemple « visite d'entretien, deux appareils » et « astreinte téléphonique et dépannage de jour ». La facturation est trimestrielle ou annuelle.
Les visites, huit semaines à l'avance
Chaque jour, un horizon de huit semaines de visites est tenu à jour. Les visites s'affectent aux techniciens, qui voient leurs immeubles sur leur écran du jour. Une visite restée sans suite après sa date devient « manquée » et réapparaît au matin, assortie d'une commande pour réaffecter l'équipe. À la fin de la visite, le technicien dicte ce qu'il a contrôlé et laisse quelques photos : ce sont les comptes rendus du dossier.
Un syndic met son contrat en concurrence
Un syndic qui change de prestataire demande, en général, un devis de maintenance après avoir fait visiter l'immeuble. Vous montez, vous comptez les appareils, vous regardez l'état des portes palières et des machineries, et vous dictez sur place ce que vous proposez : fréquence des visites, périmètre, astreinte. Le devis part dans la journée, le syndic le lit et le signe depuis un lien. Dès qu'il est signé, un seul bouton transforme le dossier en contrat, sans que vous ressaisissiez ni le client ni l'immeuble. Entre la visite de l'immeuble et la signature, il n'y a plus de document intermédiaire à produire.
Écrire le périmètre en toutes lettres
Un contrat d'ascenseur peut couvrir un simple entretien ou inclure certaines pièces et réparations. Corsala n'impose aucun modèle : c'est vous qui rédigez les prestations. Une bonne pratique consiste à écrire le périmètre en clair dans l'intitulé de chaque prestation, avec ce qui est exclu, de sorte que le syndic, vos techniciens et votre bureau lisent la même chose. Quand un différend survient, le texte du contrat joint à la fiche et celui des prestations saisies disent la même chose, et les bons signés montrent ce qui a été effectivement fait.
Le grand absent : la révision sur indice
Presque tous les contrats d'ascenseur sont révisés selon un indice, chaque année. Corsala ne calcule pas cette révision. Elle reste un calcul que vous faites de votre côté, dont le résultat s'applique ensuite aux prix du contrat. La révision automatique et l'avenant de contrat sont annoncés comme à venir, sans date. Pour une entreprise dont chaque contrat est indexé, c'est une limite à regarder en face avant de choisir : elle ne doit pas vous empêcher de gérer vos visites et vos factures dans Corsala, mais elle demande de garder un outil de calcul à côté.
La facture de chaque trimestre
À chaque trimestre, Corsala dresse un brouillon qui reprend vos prestations et vos tarifs. Il ne devient une facture qu'à l'émission, dans Finance, où le numéro légal est attribué. Tant que vous ne l'avez pas émis, il figure parmi les « Factures de contrats à émettre » de votre accueil. Le syndic ou le bailleur reçoit ensuite la facture depuis votre adresse, et si elle reste impayée, les relances partent par paliers depuis la même boîte. Un contrat commencé avant sa saisie n'entraîne aucune facture pour le passé.
Exemple chiffré : un immeuble de dix étages, deux appareils
Ces chiffres sont imaginés pour la démonstration, sans valeur de tarif : ils montrent comment un contrat trimestriel se lit une fois saisi.
| Prestation | Rythme | Prix HT | Facture trimestrielle |
|---|---|---|---|
| Visite d'entretien, deux appareils, quantité 3 sur la ligne | Mensuel | 185 € par visite | 555 € |
| Astreinte téléphonique et dépannage de jour | Forfait trimestriel | 90 € | 90 € |
Le brouillon de chaque trimestre s'élève à 645 € HT, la ligne de la visite portant trois visites à 185 € HT : Corsala reprend les lignes du contrat telles que saisies, sans multiplier le prix par le nombre de visites. Le technicien passe trois fois, il laisse trois comptes rendus, et le syndic reçoit une facture unique. Si un dépannage hors contrat survient, il fait l'objet d'un bon distinct et d'une facture à part.
Ce que le contrat change pour le technicien, l'exploitation et le syndic
- Le technicien voit ses immeubles du jour, retrouve le compte rendu de la visite précédente et dicte le nouveau sans repasser par le bureau.
- Le responsable d'exploitation voit remonter les visites manquées et retrouve, immeuble par immeuble, l'historique des passages et des dépannages. Les bons signés lui servent de preuves quand un syndic discute.
- Le syndic ou le bailleur retrouve ses visites et ses comptes rendus dans son espace, sans appeler l'entreprise, et décrit un souci par « Faire une demande ». Quand un copropriétaire s'inquiète d'un appareil souvent en panne, il peut lui répondre avec des dates et des comptes rendus.
Les limites à connaître
Un contrat génère au plus un passage par jour, et chaque immeuble porte le sien. Un contrat n'a qu'un seul rythme : si une visite semestrielle de contrôle vient s'ajouter aux visites mensuelles d'entretien, elle se saisit dans un second contrat, attaché au même immeuble. Ni la révision d'un prix sur indice, ni l'avenant n'existent encore dans Corsala : tous deux restent à venir. Le carnet d'entretien de l'appareil, les rapports réglementaires et le contrôle technique restent hors de Corsala, qui n'en tient pas lieu ; sa check-list de contrôle sur mobile est, elle aussi, à venir. Enfin, contrats et parc relèvent du module SAV, compris dans le CRM gratuit.
Pour aller plus loin
Le parcours général d'un contrat, de la saisie à la facture, est montré sur la page contrats d'entretien. Pour le bon signé pendant un dépannage, voyez la page bon d'intervention pour l'ascensoriste. La gratuité du CRM est détaillée sur la page tarifs. Un seul contrat réel suffit pour juger : ouvrir votre espace est gratuit, et la démonstration peut partir d'un dossier d'immeuble.