Septembre : cent vingt chaudières à voir avant le froid
Une entreprise de chauffage compte, selon son âge, une centaine ou plusieurs centaines de contrats annuels. Chacun a sa date anniversaire : celle de la dernière visite, que l'on respecte à peu près. En septembre et en octobre, tout arrive à la fois. Il faut appeler les clients, caler des créneaux, répartir entre trois techniciens, relancer ceux qui ne répondent pas, sans oublier personne. Un contrat oublié se découvre à la première panne de janvier, quand le client demande pourquoi on ne l'a pas vu depuis dix-huit mois, et que personne ne peut lui montrer l'historique de ses visites.
Dans un tableur, cette campagne est un travail de bureau fastidieux, refait chaque année. Le contrat d'entretien chaudière de Corsala la prépare à votre place : il sait, pour chaque chaudière, quand la prochaine visite est due, il la signale avant qu'elle ne soit en retard, et il aligne les visites du calendrier sur un horizon de huit semaines. Il n'appelle pas les clients et ne choisit pas les créneaux à votre place : il vous dit lesquels attendent un rendez-vous, et vous gardez la main sur l'agenda.
De la saisie du contrat à la campagne de l'automne
Un contrat annuel, tacitement reconduit
Vous saisissez le client, l'adresse de la chaudière, l'échéance du contrat, sa reconduction automatique et le délai de préavis. Le rythme est annuel pour la plupart de vos contrats, semestriel pour certaines chaufferies collectives. Vous ajoutez la prestation, par exemple « entretien annuel de la chaudière gaz », son prix HT et la TVA de la ligne, puis le rythme de facturation. La version signée du contrat s'attache au dossier. Si le contrat découle d'un devis d'installation que le client vient de signer, le bouton « Transformer en contrat » évite de ressaisir son nom et son adresse.
Le signal à un mois de l'échéance
Chaque équipement du parc a sa date d'entretien. Un mois avant, il entre dans la liste des entretiens « à planifier ». Si aucune visite ne lui est réservée, l'accueil du responsable d'exploitation affiche « Entretien du mois non planifié ». C'est le signal qui remplace le grand tableur d'octobre : au lieu de chercher qui n'a pas été appelé, vous voyez ceux pour qui rien n'est prévu.
Un calendrier de huit semaines, réparti entre techniciens
Corsala construit les visites huit semaines à l'avance, en continu, et chacune s'affecte à un technicien. Le matin, il ouvre son écran du jour et y trouve ses chaudières. Une visite dont la date est passée devient « manquée » et remonte avec le bouton qui permet de réaffecter l'équipe. Chaque visite se clôt par un bref compte rendu, dont les photos restent dans le dossier, et le client retrouve le texte du dernier sous l'onglet « Votre contrat » de son espace.
Deux contrats, deux logiques
Un particulier qui a une chaudière gaz et un syndic qui a une chaufferie collective ne se traitent pas de la même façon, et le contrat sait accueillir les deux.
| Type de contrat | Rythme | Prestation | Prix HT par échéance |
|---|---|---|---|
| Particulier, chaudière gaz | Annuel | Entretien annuel | 148 € |
| Particulier, chaudière fioul | Annuel | Entretien annuel et nettoyage de la cuve | 172 € |
| Copropriété, chaufferie collective | Semestriel | Visite de contrôle et réglages | 640 € |
| Particulier, pompe à chaleur | Annuel | Contrôle et nettoyage des échangeurs | 190 € |
Ces prix sont fictifs et servent d'illustration. Dans chaque cas, l'échéance génère un brouillon de facture qui reprend les lignes du contrat : 148 € HT pour la chaudière gaz du particulier, et 1 280 € HT sur l'année pour la chaufferie collective, soit 640 € HT à chacune de ses deux échéances semestrielles. Vous relisez, vous émettez, la facture part de votre boîte e-mail.
La chaufferie collective, avec un syndic pour interlocuteur
Une chaufferie d'immeuble se visite deux fois par an et regarde plusieurs parties : la chaudière, la régulation, les pompes, le désemboueur éventuel. Le client est ici le syndic ou le gestionnaire, qui rend compte à un conseil syndical. Les comptes rendus et les photos de chaque visite, rangés dans le dossier, vous permettent de lui fournir des pièces à présenter. Le contrat de la copropriété a ses propres prestations et son propre prix, et la facture de l'échéance part au syndic, jamais à un copropriétaire.
La chaudière remplacée entre deux visites
Il arrive qu'une chaudière soit remplacée en cours de contrat, après une panne définitive ou par choix du client. Le devis dicté puis signé donne lieu à une installation ; le parc du client s'actualise avec le nouvel équipement et sa date de pose, et la date d'entretien repart de là. Le contrat n'a pas à être refait : seul l'appareil change, et l'historique des visites de l'ancienne chaudière reste lisible dans le dossier.
La facture de l'échéance, et les relances qui comptent
À chaque échéance, la facture brouillon se prépare, le numéro légal étant attribué à l'émission, dans Finance. Une ligne d'alerte, « Factures de contrats à émettre », rappelle les brouillons en attente. Le piège d'un portefeuille d'entretien est le grand nombre de petits montants : cent cinquante euros ne justifient pas un appel, mais vingt impayés de cent cinquante euros font une perte. Les relances partent seules, par paliers, depuis votre boîte e-mail : un rappel avant l'échéance, puis à sept, quinze, trente et quarante-cinq jours de retard par défaut, jusqu'à la mise en demeure. Un journal garde la trace de chaque envoi.
L'attestation et le ramonage restent chez vous
Le compte rendu d'une visite ne tient pas lieu d'attestation d'entretien pour votre client, pas plus que de certificat de ramonage. Ces documents restent des pièces que vous établissez avec vos outils actuels, et que vous pouvez déposer dans le dossier du client si vous voulez qu'il les retrouve. Corsala porte le contrat, les visites, les factures et la mémoire de chaque chaudière ; il ne produit pas vos attestations.
Pour le technicien, le bureau et le client
- Le technicien reçoit chaque matin les chaudières qu'il doit voir, avec l'adresse, l'historique et le compte rendu précédent. Il n'a plus de liste papier à tenir.
- Le bureau n'établit plus le grand tableur d'octobre. L'alerte « Entretien du mois non planifié » lui dit qui appeler, et la facture de chaque échéance se prépare sans lui.
- Le client retrouve ses prochains passages et ses derniers comptes rendus dans son espace, et, s'il constate un souci entre deux visites, le décrit par « Faire une demande ». Quand il conteste la fréquence de vos passages, l'historique du dossier répond à votre place.
Ce que le contrat ne fait pas
Un contrat ne prévoit qu'une visite par jour, et un client qui a deux adresses porte deux contrats. L'indexation du prix sur un indice et l'avenant de contrat n'existent pas encore dans Corsala : ils sont à venir, sans date. Corsala ne tient pas lieu de carnet d'entretien réglementaire. L'ordre des visites reste à la main de votre responsable d'exploitation : Corsala les génère sans les optimiser par tournée. Et ce module est compris dans le CRM gratuit.
Pour aller plus loin
La page contrats d'entretien décrit le parcours général. Le bon signé chez l'occupant est détaillé pour votre métier sur la page bon d'intervention pour le chauffagiste, et le devis qui précède l'installation sur la page consacrée au devis dicté du chauffagiste. Le guide modèle de contrat d'entretien donne la trame d'un contrat, que vous adaptez à vos conditions de visite et de dépannage. Pour l'offre, voyez la page tarifs. Si vous voulez saisir quelques contrats réels avant l'automne, ouvrez votre espace gratuit ; une démo est possible.