Quarante clients sous contrat, et des visites qui dorment dans un tableur
Vous entretenez les climatisations d'une quarantaine de clients : un cabinet médical et ses quatre splits muraux, un plateau de bureaux avec une unité extérieure en terrasse, un petit commerce, deux restaurants. Chaque contrat a son rythme, annuel pour l'un, semestriel pour l'autre, trimestriel pour la salle informatique. Les dates de dernière visite sont dans un tableur, les prix dans les contrats papier, et la facture de fin d'année se reconstitue en septembre.
Le métier est un métier de mémoire. Une visite oubliée se découvre à la première panne, quand le client demande pourquoi personne n'est passé depuis quatorze mois. Un équipement dont personne ne sait plus quel fluide il contient, ni quelle charge, se retrouve dans la main d'un technicien qui doit tout redécouvrir. Le contrat d'entretien climatisation de Corsala réunit ces informations dans un seul dossier : il génère les visites, prépare les factures et garde la mémoire des appareils.
Saisir un contrat de climatisation, une fois pour toutes
Le client, le site, la durée
Depuis le menu, ou depuis un dossier gagné avec « Transformer en contrat » une fois l'installation signée, vous renseignez le client et le site, la durée du contrat, la tacite reconduction et le préavis. Le contrat signé se joint à la fiche, de sorte qu'il n'y a plus de classeur à rouvrir pour connaître le préavis d'un client.
Le rythme, les prestations, les prix
Vous choisissez le rythme : chaque semaine aux jours voulus, chaque mois, chaque trimestre, chaque semestre ou chaque année. Puis les prestations avec leur prix HT et la TVA de chaque ligne : « visite semestrielle, nettoyage des filtres et contrôle des condensats », « contrôle d'étanchéité annuel ». Enfin la facturation, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Rien d'autre à saisir : le contrat a tout ce qu'il faut pour travailler seul.
Le parc : l'appareil, pas seulement le client
Pour chaque client, vous enregistrez ses équipements : le type, la marque, la référence du modèle, son numéro de série, le fluide et sa charge, la puissance, la date de pose et le contrat rattaché. Une photo de la plaque signalétique, prise à la première visite, suffit à renseigner ces champs sans erreur de recopie. La charge en fluide figure parmi les informations à garder, parce qu'elle conditionne en partie la périodicité des contrôles d'étanchéité ; Corsala la consigne, il ne calcule pas la règle qui s'applique à votre cas.
Un passage fait reporte la date du prochain entretien de chaque appareil visité. Trente jours avant l'échéance, l'appareil passe « à planifier » ; s'il n'a aucune visite prévue, l'accueil le signale. Voici, à titre d'illustration, le parc d'un cabinet médical :
| Équipement | Marque et modèle | Fluide, charge | Puissance | Entretien |
|---|---|---|---|---|
| Split mural, salle d'attente | Exemple A | Fluide R, 0,9 kg | 2,5 kW | À jour |
| Split mural, cabinet 1 | Exemple A | Fluide R, 0,9 kg | 2,5 kW | À planifier dans 30 jours |
| Cassette, secrétariat | Exemple B | Fluide R, 1,4 kg | 3,5 kW | À jour |
Les marques, fluides et charges de ce tableau sont fictifs.
Le bon moment pour proposer l'entretien
Un climatiseur neuf est au meilleur de sa forme le jour de sa mise en service, et c'est aussi le jour où le client est le plus sensible à l'idée de le garder ainsi. Proposer le contrat ce jour-là est plus simple que de le faire valoir un an plus tard, quand la première panne arrive. Le dossier de l'installation est déjà là, avec les appareils posés et le client ; il n'y a plus qu'à le transformer en contrat, choisir le rythme et les prix, et joindre le contrat signé. Rien à ressaisir : le devis, la signature, les appareils et le contrat vivent dans le même dossier.
Les interventions de la semaine
Les visites du contrat se génèrent sur huit semaines glissantes. Chacune s'affecte à un frigoriste, reçoit un compte rendu court et des photos. Un matin, l'écran des interventions du jour montre ce qui est prévu ; quand une visite est restée sans suite après sa date, elle devient « manquée » et remonte sur l'accueil avec le bouton « Réaffecter l'équipe ». Le responsable d'exploitation y trouve aussi les dépannages ouverts et les entretiens non planifiés, dans les mots de la climatisation.
Des comptes rendus qui rassurent
Après chaque visite, le frigoriste laisse un compte rendu court et des photos : les filtres nettoyés, le condensat vérifié, une unité qui fait un bruit à surveiller. Ces comptes rendus restent attachés au passage et au contrat, le client en lit le texte dans la rubrique « Votre contrat », et la date du prochain entretien de l'appareil se reporte. Ils servent deux fois : le client voit qu'on est passé et ce qu'on a fait, et le technicien suivant retrouve ce que son collègue avait noté, sans devoir tout redécouvrir. Sur une année, ces petites traces s'accumulent et valent mieux qu'un souvenir.
La facture de chaque échéance
À l'échéance, Corsala prépare une facture brouillon avec les lignes et les prix du contrat. Le numéro légal se pose à l'émission, dans Finance, comme pour toute facture ; l'envoi, les relances d'impayés et l'encaissement suivent. Sur l'accueil, la ligne « Factures de contrats à émettre » rappelle ce qui attend. Un contrat saisi avec une date de début ancienne ne crée pas de factures rétroactives : ce qui est derrière vous reste derrière vous.
Exemple chiffré : le contrat du cabinet médical
Les prix suivants sont fictifs. Le contrat prévoit deux visites par an et une facturation annuelle.
| Ligne du contrat | Quantité par an | Prix HT | Total HT |
|---|---|---|---|
| Visite d'entretien, cinq unités intérieures et une unité extérieure | 2 | 290 € | 580 € |
| Contrôle d'étanchéité | 1 | 95 € | 95 € |
La facture annuelle, préparée en brouillon à l'échéance, s'élève à 675 € HT. Si un joint est changé lors d'une visite, le bon d'intervention signé peut en ajouter la ligne à cette facture : le client reçoit un seul document, et le bureau n'a rien recopié.
Ce que le contrat change pour le gérant, le frigoriste et le client
- Le gérant voit son chiffre d'affaires récurrent se constituer contrat après contrat, et les factures de contrats à émettre s'afficher d'elles-mêmes sur son accueil.
- Le frigoriste reçoit chaque matin ses visites, avec le site, les appareils et le compte rendu précédent. Il n'ouvre plus un tableur pour savoir ce qu'il doit faire.
- Le client retrouve, dans la rubrique « Votre contrat » de son espace, les prochains passages, les derniers comptes rendus et les équipements suivis. Il n'a plus à réclamer le dernier rapport, et s'il constate un problème entre deux visites, le bouton « Faire une demande » le décrit directement dans votre SAV.
Les limites à connaître
Un même contrat ne prévoit qu'une seule visite par jour, et chaque site a le sien. La révision du tarif d'un contrat sur indice et l'avenant ne sont pas encore proposés : ils sont à venir. Le formulaire Cerfa 15497 et le registre des fluides ne sont pas non plus proposés, pas plus que la check-list qualité sur mobile : tout cela reste à venir, sans date. Enfin, ce module est compris dans le CRM gratuit.
Pour aller plus loin
La page contrats d'entretien montre le parcours du contrat à la facture. L'offre complète pour les entreprises de génie climatique est présentée sur la page logiciel climatisation. Pour rédiger le contrat lui-même, un modèle de contrat d'entretien sert de point de départ, avant la saisie des équipements du parc. Le CRM est gratuit, seule l'IA se paie au jeton, et la page tarifs détaille ce qui est compris. Un premier contrat réel suffit pour juger : votre espace gratuit l'accepte, et la démo existe pour ceux qui préfèrent voir d'abord.