Novembre : dix entretiens par jour et un carnet qui ne suit plus
La saison de chauffe démarre et le téléphone ne s'arrête plus. Dans la même semaine, vos techniciens font l'entretien annuel de cent chaudières, dépannent celles qui ne redémarrent pas après l'été, et passent chez des clients dont le contrat arrive à échéance. Chacun a son carnet, son stylo, ses fiches. Le soir, un technicien rentre avec trois bons à moitié remplis, un autre a perdu une page dans la camionnette.
Le métier est un métier de traces : ce qui a été nettoyé, ce qui a été mesuré, ce qui a été remplacé, qui était là, quand. Quand un client dit en janvier « la chaudière est tombée en panne juste après votre passage », la réponse se trouve dans le bon de l'entretien d'octobre. Le bon d'intervention chauffagiste de Corsala remplace le carnet par un geste sur le téléphone, et fait de chaque passage une pièce du dossier du client.
L'entretien annuel : un passage de contrat, un bon
Le passage arrive de lui-même
Le contrat d'entretien génère ses passages sur huit semaines glissantes, et chacun s'affecte à un technicien. Le matin, l'écran des passages du jour lui montre ses visites : la chaudière gaz d'une maison à Saint-Herblain, la chaudière fioul d'un pavillon, le ballon d'un petit immeuble. Sur chaque ligne, un gros bouton ouvre le bon du passage.
Ce qu'on dicte, ce qu'on joint
Chez le client, le technicien dicte ce qu'il a fait et mesuré : « Nettoyage du brûleur et de l'échangeur, contrôle de la combustion, vérification des sécurités et du vase d'expansion, remplacement du joint de porte du brûleur. » Les mesures relevées, rendement et teneur en monoxyde, se dictent dans le texte comme il les lirait à voix haute : le bon ne comporte pas de champs réglementaires dédiés. La pièce, le joint, se choisit dans la bibliothèque. Les photos de la plaque signalétique et du brûleur nettoyé complètent le bon. La plaque a un second usage : c'est elle qui permet de renseigner correctement le parc du client, avec la marque, le modèle, le numéro de série et la puissance de la chaudière, et de ne plus avoir à retourner la lire.
La signature de l'occupant
Beaucoup d'occupants sont âgés et peu à l'aise avec un écran. La signature a été pensée pour cela : une feuille en plein écran, rien d'autre que le bon, un grand espace pour signer du doigt, un nom à saisir ensuite. Corsala garde la trace du moment de la signature, de la connexion utilisée et du navigateur, puis verrouille le contenu avec une empreinte. Le bon prend son numéro et le PDF sort à votre marque.
Ce qui se passe après
Le PDF est envoyé par e-mail et déposé dans l'espace du client. Le passage devient « fait » et l'entretien de la chaudière concernée est reporté d'un an. Si l'occupant n'a pas d'adresse e-mail, le bon reste consultable dans son dossier côté entreprise, et le bouton « Renvoyer » permet de le renvoyer plus tard.
Quand le passage débouche sur un devis
L'entretien est aussi une occasion de vente, sans forcer. Le technicien constate une chaudière de vingt ans dont l'échangeur fuit : en sortant, il ouvre « Devis rapide » depuis le même dossier et dicte la proposition de remplacement, en parlant au téléphone comme il parle au client. Le devis part le jour même, et l'occupant, qui vient de signer le bon d'entretien, reçoit dans la foulée un second document, le devis, qu'il peut lire et signer sans appeler personne. Ce parcours est décrit en détail pour votre métier sur la page devis à la voix pour le chauffagiste.
Le dépannage d'hiver, en deux temps
Un matin de gel, une chaudière s'arrête : le circulateur est mort. Vous n'avez pas la pièce sur le camion. Le technicien constate, coupe l'alimentation, rassure le client avec un chauffage d'appoint, et repart avec une pièce à commander. C'est le premier temps : le bon de diagnostic. Il consigne la panne constatée, l'état de l'installation, la pièce à commander, les photos de ce qui a été vu. L'occupant le signe, le contenu est figé.
Pendant l'attente, l'occupant qui constate autre chose, un radiateur qui goutte par exemple, décrit son souci par le bouton « Faire une demande » de son espace : la demande arrive dans votre SAV, rattachée au même dossier, au lieu d'un SMS perdu sur le téléphone du technicien.
Trois jours plus tard, la pièce arrive. Le second passage donne un second bon, celui de la pose : circulateur remplacé, remise en route, essais. L'occupant signe de nouveau. Deux bons, deux signatures, deux dates : le dossier raconte la panne et sa réparation sans qu'on ait à reconstituer le déroulé de mémoire, et la facture reprend les lignes de l'un comme de l'autre.
Exemple : le bon d'entretien et la facture de l'échéance
Les montants sont fictifs et illustrent la mécanique.
| Rubrique du bon | Contenu | Origine |
|---|---|---|
| Travaux | Brûleur et échangeur nettoyés, combustion contrôlée, sécurités vérifiées | Dicté |
| Pièces | Joint de porte du brûleur | Bibliothèque |
| Temps | 1 h 05 sur place | Saisi |
| Photos | Plaque signalétique, brûleur nettoyé | 2 photos |
Le passage appartient à un contrat. « À facturer » ajoute alors la ligne de la pièce à la facture de l'échéance en cours, que vous relisez dans Finance :
| Facture de l'échéance | Quantité | Prix HT | Montant HT |
|---|---|---|---|
| Entretien annuel, chaudière gaz | 1 | 118,00 € | 118,00 € |
| Joint de porte du brûleur | 1 | 14,50 € | 14,50 € |
La facture atteint 132,50 € HT : la ligne du contrat, plus la pièce remplacée au passage. Le client reçoit un seul document, et vous n'avez rien recopié.
Ce que le bon ne remplace pas
L'attestation d'entretien remise au client et le certificat de ramonage restent des documents que vous établissez avec vos outils : le bon documente le passage sans en tenir lieu. Pour les pompes à chaleur, Corsala ne contient ni fiche d'intervention Cerfa 15497 ni registre des fluides : ils sont à venir. Le bon n'a pas de champ réglementaire pour les mesures : ce que vous relevez, vous le dictez.
Ce que le bon change, côté technicien, bureau et client
- Le technicien n'a plus de carnet : il termine son passage en terminant son bon, puis passe au suivant.
- Le bureau voit remonter un passage manqué le matin, ne relit plus d'écriture, et retrouve dans le dossier ce qui a été fait lors du dernier entretien.
- Le client garde un PDF lisible de chaque passage et retrouve, dans son espace, la liste de ses entretiens et de ses dépannages.
Les limites à connaître
Le bon appartient au module SAV, compris dans le CRM gratuit. Il faut du réseau pour remplir et signer, et une chaufferie en sous-sol oblige parfois à remonter. Un bon signé est figé : une erreur appelle un nouveau bon. Un contrat ne porte qu'un passage par jour, et les clients à plusieurs adresses demandent autant de contrats que de sites. Écran et PDF ne parlent que français. Enfin, la révision de prix par indice et l'avenant de contrat sont à venir.
Pour aller plus loin
Le fonctionnement général du bon est expliqué sur la page bon d'intervention, et celui des contrats sur la page contrats d'entretien. Un modèle de bon d'intervention rappelle les rubriques d'un bon avant qu'on le saisisse dans Corsala. L'offre figure sur la page tarifs. Pour juger pendant la saison de chauffe, ouvrez votre espace gratuit, ou demandez une démo avec un dossier de chauffage sous les yeux.