Vingt sites sous contrat, un planning dans un tableur, des réclamations
Vous gérez une vingtaine de sites : des bureaux le soir, les parties communes d'une résidence trois fois par semaine, un cabinet médical le jeudi, une agence bancaire le samedi matin. Le rythme de chaque site est dans un classeur, le planning dans un tableur, et la facture de fin de mois dépend de ce que le responsable d'exploitation se rappelle. Un passage saute pendant une absence ; personne ne s'en aperçoit avant l'appel du syndic.
La propreté est un métier de régularité. Le client ne paie pas un acte, il paie pour que l'acte se reproduise sans qu'il ait à y penser, et dès qu'un passage est raté, la confiance s'abîme. Le logiciel contrat nettoyage de Corsala confie cette régularité à l'outil : chaque contrat fabrique ses passages, un passage manqué remonte le matin, la facture de l'échéance attend votre validation. Parmi les clients de Corsala, Twin Cleaners, une entreprise de nettoyage de Dubaï, fait tourner des contrats récurrents avec des passages planifiés, des bons d'intervention signés sur le téléphone et des factures préparées à chaque échéance.
Une matinée de responsable d'exploitation
Il est 6 h 45. Le responsable d'exploitation ouvre son accueil avant d'appeler ses chefs d'équipe. Trois chiffres lui suffisent : les passages du jour, les absences à remplacer, les dépannages ouverts. Une ligne rouge attire son œil : « Passage non effectué », la résidence de la veille. L'agent qui devait y aller s'est arrêté malade en fin d'après-midi, et personne n'a pu le remplacer.
Avec un tableur, l'information serait arrivée mercredi, par le syndic. Ici, elle est là mardi matin. Il touche « Réaffecter l'équipe », choisit un agent disponible et le passage est rattrapé dans la journée. Le syndic ne saura peut-être jamais qu'il y a eu un trou. C'est le but : un trou qui se voit assez tôt ne devient pas une réclamation.
Saisir un contrat de propreté, une fois pour toutes
Le site, le donneur d'ordre, la durée
Un contrat se crée depuis le menu, ou à partir d'un dossier gagné grâce au bouton « Transformer en contrat » : le devis de fin de chantier d'une résidence devient ainsi le contrat d'entretien de ses parties communes. Vous nommez le donneur d'ordre et le site, vous fixez la durée, la tacite reconduction et le préavis, et vous joignez le contrat signé, avec son cahier des charges.
Les jours de passage, les prestations, les prix
Le rythme se règle par jours de la semaine ou par mois : lundi, mercredi et vendredi pour les parties communes, un jeudi par mois pour la vitrerie. Viennent ensuite les prestations, chacune avec son prix hors taxes et sa TVA, puis le rythme de facturation : mensuel, trimestriel ou annuel. Le cahier des charges reste un document que vous rédigez ; Corsala le range et en garde les prestations et les prix sous la main.
Ce qui tourne ensuite sans vous
Un horizon de huit semaines
Les passages se génèrent huit semaines à l'avance, en continu. Chacun s'affecte à un agent de propreté et se complète d'un bref compte rendu avec des photos, ou d'une fiche de passage signée quand quelqu'un sur le site peut signer. La liste indique pour chaque passage s'il a trouvé son agent ou non.
Le remplacement d'un agent absent
Une absence se traite avant qu'elle ne pèse sur un site : l'écran des absences à remplacer rassemble les passages concernés, que vous réaffectez un à un. La logique est simple : chaque passage est une ligne, et chaque ligne porte un agent.
La facture de chaque échéance
Au terme de la période, un brouillon de facture reprend les prestations et les tarifs du contrat. Le numéro légal n'est attribué qu'à l'émission, dans Finance ; l'envoi et les relances d'impayés partent de votre boîte e-mail, par paliers que vous réglez. Chaque matin, la ligne « Factures de contrats à émettre » dit ce qui attend. Si vous saisissez un contrat commencé il y a six mois, Corsala ne fabrique pas les factures du passé.
Exemple chiffré : les parties communes d'une résidence
Les montants sont inventés pour l'exemple.
| Élément du contrat | Rythme | Prix HT |
|---|---|---|
| Parties communes, sols, vitres intérieures, boîtes aux lettres | Lundi, mercredi, vendredi | 1 450 € par mois |
| Consommables sanitaires du local gardien | Mensuel | 135 € par mois |
En huit semaines, le contrat prévoit vingt-quatre passages, affectés aux agents de la résidence. Chaque mois, le brouillon s'élève à 1 585 € HT : vous le relisez, vous l'émettez, il part. Si un passage est manqué un mardi, vous le voyez le mercredi matin, et le syndic n'a rien à réclamer.
Les prestations ponctuelles, hors contrat
Un contrat de propreté ne couvre pas tout : la remise en état d'une moquette tachée, un décapage de hall, une vitrerie extérieure demandée à la dernière minute. Ces prestations ponctuelles passent par un devis, dicté sur place pendant que vous constatez l'état des lieux, rattaché au même client. Il part dans la journée, le donneur d'ordre le signe par un lien, et le contrat récurrent n'en est pas touché. Pour le chef d'équipe, la différence est nette : ce qui est dans le contrat tourne seul, ce qui est ponctuel passe par un devis, et rien ne se perd entre les deux.
La mémoire du contrat, au moment de le renouveler
Un donneur d'ordre qui remet son contrat en concurrence regarde, en général, deux choses : le prix et la régularité. Pour la seconde, vous avez douze mois de comptes rendus, de photos et de fiches signées, rangés dans le dossier du site, qui disent mieux que n'importe quelle plaquette ce qui a été fait. La tacite reconduction et le préavis sont inscrits dans le contrat : vous voyez venir l'échéance, et vous préparez la discussion avec des faits.
Ce que voit le donneur d'ordre
Le syndic ou le gestionnaire ouvre son espace par un lien personnel. Sous « Votre contrat », il lit ses passages à venir et le compte rendu des derniers, et, quand une fiche a été signée, son PDF avec les photos. S'il constate un souci, il l'écrit via « Faire une demande » : la réclamation arrive dans votre menu « Réclamations », rattachée au bon contrat, accompagnée des comptes rendus et des fiches signées qui permettent d'y répondre. Tout ce qui est interne reste interne.
Pour le gérant, l'exploitation et l'administratif
- Le gérant voit les factures de contrats à émettre et l'alerte « Passage non effectué » sur son accueil, à côté de son chiffre d'affaires du mois.
- Le responsable d'exploitation n'a plus de tableur : passages du jour, absences et réaffectations sont réunis au même endroit.
- L'assistant administratif reçoit les brouillons d'échéance, les émet, puis relance les impayés depuis la boîte e-mail de l'entreprise.
Ce que le contrat ne fait pas encore
Un contrat ne génère qu'un passage par jour : un site nettoyé deux fois dans la journée se saisit en deux contrats, et un client à plusieurs sites demande autant de contrats que de sites. Corsala ne contrôle pas la qualité à distance : pas de check-list sur mobile pour le moment, à venir sans date. Il ne gère ni la paie ni les variables de paie, et le pointage de l'application terrain se rattache aux chantiers actifs, pas aux sites de vos contrats : gardez votre outil de pointage des agents. L'indexation du prix d'un contrat sur un indice et l'avenant restent à venir : Corsala ne les gère pas encore. Rappelons que ce module est compris dans le CRM gratuit.
Pour aller plus loin
Le parcours général du contrat à la facture se lit sur la page contrats d'entretien. Tout ce que Corsala fait pour la propreté se trouve sur la page nettoyage et propreté, et l'offre sur la page tarifs. Pour juger avec un de vos contrats réels, ouvrez votre espace gratuit ; sinon, une démonstration sur un dossier de nettoyage est possible.