Une phase validée au printemps, une note émise à l'automne
Le client a validé le plan de l'avant-projet définitif un mardi de mai. Votre équipe est déjà sur le dossier de consultation des entreprises. La note d'honoraires de la phase, elle, attend : personne ne l'a oubliée, chacun la croyait déjà partie. En juillet, on s'en aperçoit en relisant les dossiers. Pour un cabinet, l'honoraire dormant coûte autant que l'impayé : c'est de la trésorerie qui ne rentre pas, et de l'ouvrage déjà livré.
La note d'honoraires architecte d'intérieur de Corsala relie la validation du client à l'émission de la note, et la note à sa relance.
Deux documents, deux mots
Corsala distingue deux documents que le bâtiment confond souvent. La proposition d'honoraires est l'offre : composée par phase, envoyée, signée par le client. La note d'honoraires est la facture : émise au fil de la mission, numérotée à l'émission. Ce vocabulaire est celui de l'espace d'un cabinet, à l'accueil comme dans le menu, et il évite de parler de devis à un client qui n'achète pas des travaux.
De la validation du livrable à la note à émettre
Les livrables que vous déposez pour une phase (plans, vues 3D, notes d'intention) se partagent avec le client sur la page « Vos livrables » de son espace. Il les ouvre, épingle ses remarques, puis donne son bon pour accord, daté et horodaté. C'est ce geste qui déclenche le signal : tant qu'un livrable validé n'a pas de note émise après lui, il compte comme une phase à facturer, une seule par projet et par phase.
L'accueil de la dirigeante, comme celui de la personne qui tient l'administration, affiche alors « Phase validée à facturer », avec le nom du projet, la phase concernée et le moment de la validation. Le bouton « Émettre la note d'honoraires » ouvre le travail à faire.
Avant d'émettre, la marge de la phase
La fiche du projet ventile le temps par phase et par membre. Chaque saisie est valorisée au taux horaire du rôle de son auteur, en vigueur à la date de la saisie. Pour la phase qui vient d'être validée, la dirigeante lit donc le temps passé, son coût, les honoraires de la phase repris de la proposition signée et la marge. Elle émet la note en sachant si la phase a coûté plus qu'elle ne rapporte.
Un temps sans taux n'est jamais compté à zéro : l'écran le signale et marque la rentabilité comme partielle. Seule la direction accède aux taux, aux coûts et aux marges ; un collaborateur voit son temps, jamais sa valorisation.
Émettre la note
La note d'honoraires se crée depuis Finance, en choisissant le dossier signé du client, comme n'importe quelle facture. Son numéro se pose à l'émission, dans la série du cabinet. Le PDF prend la marque du cabinet, il part de sa messagerie, et pour un cabinet français, le fichier Factur-X l'accompagne. L'échéance se règle en jours nets. Elle reste rattachée au projet du client, à côté de la proposition signée, ce qui permet de rapprocher ce qui a été promis, ce qui a été validé et ce qui a été facturé.
L'échéancier de la proposition, visible dans son récapitulatif, sert de repère : il indique les échéances dérivées des phases retenues. La décision d'émettre, elle, reste la vôtre, de même que le montant de chaque note.
Le client conteste : la preuve est dans son espace
Quand un client demande pourquoi une note arrive, la réponse se trouve sur la page « Vos livrables » de l'espace qu'il a reçu : le livrable de la phase, la date de son bon pour accord, et les remarques qu'il a épinglées sur le plan avant de valider. La note n'est plus une affirmation du cabinet, c'est la suite d'un accord que le client a lui-même daté.
La note qui n'est pas payée
Quand une note n'est pas réglée, la relance suit la même mécanique que pour toute facture : cinq paliers, réglables dans le centre d'automatisations, depuis la messagerie du cabinet. Le premier est un rappel amiable avant l'échéance, le dernier une mise en demeure à quarante-cinq jours. Un client particulier ou une société reçoit le ton qui convient à son retard, et chaque message figure dans le journal des envois. La mise en demeure est le dernier message automatique : au-delà, la suite se décide hors de Corsala.
Le matin, l'alerte « Note d'honoraires impayée » ouvre la relance. Deux autres, « Facture impayée depuis 7 jours » et « Facture impayée depuis 30 jours », rejoignent la liste de la personne qui tient l'administration.
Honoraires signés, facturés, encaissés
Le tableau de bord de la dirigeante pose quatre chiffres côte à côte : les honoraires signés, facturés et encaissés, tous hors taxes sur les douze derniers mois, et le temps passé comparé aux honoraires, en pourcentage. L'écart entre le premier et le deuxième dit ce qui reste à émettre ; celui entre le deuxième et le troisième, ce qui reste à encaisser. Une ligne d'alerte, « Projet dont le temps dépasse les honoraires », prévient quand le temps d'un projet coûte plus que les honoraires signés : le bouton « Revoir les honoraires » ouvre alors la proposition.
Pour une mission signée hors de Corsala, reprise d'un ancien outil, le montant signé du dossier, ramené au hors taxes, tient lieu d'honoraires signés. La personne qui tient l'administration lit un autre jeu de chiffres : le nombre de notes d'honoraires à émettre, le montant des impayés, les encaissements attendus à trente jours et les factures fournisseur à traiter. La carte « Facturation client » de Finance en donne le détail, avec les mêmes valeurs qu'à l'accueil.
Exemple chiffré : trois phases d'un appartement
Montants imaginés pour cet exemple, sur une assiette de travaux de 150 000 € HT et un taux d'honoraires de 10 %, soit 15 000 € HT pour la mission complète. La TVA est à 20 %.
| Phase | Où elle en est | Ce que l'accueil dit | Note en HT et en TTC |
|---|---|---|---|
| ESQ · Esquisse | Note réglée | Rien à signaler | 750 € HT, 900 € TTC |
| APS · Avant-projet sommaire | Note émise il y a trente-huit jours, impayée | « Note d'honoraires impayée » | 1 500 € HT, 1 800 € TTC |
| APD · Avant-projet définitif | Livrable validé hier par le client | « Phase validée à facturer » | 2 250 € HT, 2 700 € TTC |
La dirigeante lit trois états en trois lignes : une note à relancer, une note à émettre, une phase réglée.
Ce que la facturation ne fait pas
Aucun paiement en ligne n'est offert : le client règle par virement ou par chèque, et vous enregistrez l'encaissement. Côté facture électronique, Corsala est conforme à la réforme avec la plateforme agréée de votre choix : les factures et notes émises en France partent au format Factur-X, déposées sur la plateforme de votre espace. Pour une mission en groupement, la répartition entre cotraitants figure sur la page Honoraires et dans le contrat de mission, et pas encore sur la proposition envoyée au client.
Pour la dirigeante, le collaborateur et le client
- La dirigeante voit, d'un seul regard, ce qui est signé, émis et encaissé.
- Le collaborateur n'a pas à penser à la note : la phase validée remonte seule au bon endroit.
- Le client reçoit une note numérotée, des relances courtoises, et garde, sur la page « Vos livrables » de son espace, les livrables qu'il a validés.
Pour aller plus loin
Le panorama de la facturation, tous métiers confondus, se lit sur la page facturation et relances, et le parcours de la proposition sur la page honoraires de l'architecte d'intérieur. La page architecte d'intérieur montre le reste de l'outil ; un guide donne le modèle d'une proposition d'honoraires, un autre la façon de mesurer la rentabilité d'une mission. Le tarif est publié sur la page tarifs ; l'essai couvre un mois entier, et une démonstration peut le précéder.