Vingt sites, vingt factures par mois : la trésorerie se joue le premier du mois
Dans le nettoyage, le chiffre d'affaires ne vient pas d'un gros chantier mais d'une régularité : les parties communes d'une résidence, des bureaux le soir, une agence le samedi. Chaque contrat produit une facture à date fixe, adressée à un syndic, un gestionnaire de site ou une direction administrative qui règle à quarante-cinq ou soixante jours. Si la facture du mois part le douze au lieu du premier, la trésorerie recule d'autant. Si la relance de mars n'est jamais partie, personne ne s'en aperçoit avant le bilan.
La facturation nettoyage de Corsala traite la facture comme la suite naturelle du contrat : elle naît à l'échéance, elle s'envoie depuis votre messagerie, et elle se relance seule.
Le brouillon de l'échéance, prêt avant le premier du mois
Quand une échéance de contrat arrive, un brouillon se prépare d'après les prestations et les tarifs saisis dans le contrat. Il ne part pas à votre place : il attend votre relecture. Sur l'accueil du gérant comme sur celui de l'assistant administratif, le chiffre « Factures de contrats à émettre » compte les brouillons, et l'alerte « Facture de contrat à émettre », assortie du bouton « Émettre la facture », ouvre le premier de la liste.
À l'émission, le numéro se pose dans la série de votre entreprise, le PDF prend votre marque, et le message part de votre messagerie. L'échéance de paiement se règle en jours nets. Le rythme de facturation de chaque contrat, mensuel, trimestriel ou annuel, est celui que vous avez saisi à la signature.
Le premier du mois, en cinq gestes
- Ouvrir l'accueil : le chiffre « Factures de contrats à émettre » donne le nombre de brouillons.
- Ouvrir le premier brouillon avec le bouton « Émettre la facture », et relire les prestations, les prix et la TVA.
- Ajuster si besoin : une prestation ponctuelle ajoutée, un prix corrigé.
- Émettre : le numéro se pose, le PDF se génère, le message part de votre messagerie.
- Passer au brouillon suivant ; les règlements se suivront ensuite dans « Facturation client ».
Un contrat, une facture : dix sites, dix échéances
Corsala traite un site comme un contrat. Un donneur d'ordre qui confie dix sites à votre entreprise a donc dix contrats, et dix brouillons à chaque échéance mensuelle. L'avantage tient à la précision : chaque facture reprend les prestations et les prix d'un seul site, ce qui rend la contestation d'une ligne facile à traiter. L'inconvénient est connu : Corsala ne fusionne pas les dix échéances en une facture unique, et un donneur d'ordre qui en réclame une la compose lui-même, hors de l'outil.
Un contrat saisi alors qu'il court déjà depuis six mois n'entraîne aucune facture rétroactive : l'historique reste dans votre ancien outil, et l'échéancier repart du jour de la saisie.
Le grand nettoyage de fin de chantier : un acompte, puis le solde
Au-delà des contrats, vous remettez en état des locaux après travaux, vous lavez la vitrerie d'un immeuble, vous traitez un sinistre. Ces missions passent par un devis. Une fois le devis signé, le dossier prend la page Facturation du chantier : « Acompte » applique le pourcentage de votre choix au devis signé, et « Solde » prend le marché actuel, en retranche ce que vous avez déjà facturé, puis émet le reliquat, numéro compris, et le transmet au client dès que son adresse est connue. Un avenant signé, une zone supplémentaire par exemple, relève le marché : le solde en tient compte.
La réclamation, la preuve et l'avoir
Dans ce métier, une réclamation part souvent de l'espace du donneur d'ordre, par le bouton « Faire une demande ». Elle se range dans le menu « Réclamations », avec les fiches signées et les photos du passage pour y répondre, et l'accueil du gérant la signale par l'alerte « Réclamation ouverte », bouton « Répondre au client ». Un passage manqué n'est pas forcément un passage à rembourser, et Corsala laisse le choix au gérant : l'alerte « Passage non effectué » remonte d'abord le matin, avec l'action « Réaffecter l'équipe ».
Si vous décidez de créditer le client, vous créez un avoir depuis la facture, sur la ligne concernée. La facture d'origine n'est pas touchée, les numéros se suivent sans trou, et le donneur d'ordre lit un document net.
Euros ou dirhams, et la TVA de chaque pays
Un même espace peut facturer en France et aux Émirats. Pour la France, les taux proposés sont 20, 10, 5,5 et 0 %, et le fichier Factur-X accompagne chaque facture émise. Pour les Émirats, les montants s'établissent en dirhams, avec les taux de 5 et 0 %, la facture d'acompte partant aujourd'hui à 0 %. La numérotation est propre à chaque pays, et le message de relance suit le pays de la facture : en français pour la France, en anglais pour les Émirats.
Twin Cleaners, entreprise de nettoyage à Dubaï, est cliente de Corsala : ses contrats récurrents y produisent une facture à chaque échéance.
Les relances sur un contrat mensuel
Sur un contrat, les factures se suivent chaque mois : la relance d'une facture impayée croise déjà l'échéance de la suivante. Le centre d'automatisations règle ces paliers, dont voici les valeurs de départ : un rappel doux une semaine avant l'échéance, des relances à une semaine, quinze jours et un mois de retard, puis la mise en demeure à quarante-cinq jours. L'alerte « Facture impayée depuis 7 jours » s'affiche sur l'accueil avec le bouton « Relancer le client », et celle de 30 jours rejoint la liste de l'assistant administratif.
Exemple chiffré : un contrat de parties communes
Chiffres d'exemple. Le contrat d'une résidence se facture 1 150 € HT par mois, soit 1 380 € TTC à 20 %, à trente jours nets. Voici l'état au 15 mai.
| Facture | Émise le | Échéance | Montant TTC | État au 15 mai |
|---|---|---|---|---|
| Mars | 31 mars | 30 avril | 1 380 € | Deuxième retard à J+15, relance partie |
| Avril | 30 avril | 30 mai | 1 380 € | Pas encore échue, rappel amiable prévu le 23 mai |
| Mai | brouillon prêt | 30 juin | 1 380 € | Brouillon à émettre fin mai |
Un coup d'œil à l'accueil suffit au gérant : une facture en retard, une à venir, un brouillon qui attend.
Qui fait quoi, chaque matin
Le gérant lit son chiffre d'affaires du mois, les devis en attente, les réclamations ouvertes et les factures de contrats à émettre. L'assistant administratif, lui, voit ces mêmes factures à émettre, les factures fournisseur à traiter, les encaissements attendus à trente jours et le montant des impayés. Vous enregistrez chaque règlement reçu, par virement, chèque, carte ou espèces : la carte « Facturation client » en tire le facturé, le reste à encaisser et le retard, aux mêmes chiffres sur l'accueil et dans Finance.
Ce que la facturation ne fait pas
Aucun règlement ne se fait en ligne depuis Corsala : le donneur d'ordre paie par virement ou par chèque, et vous notez l'encaissement. L'indexation sur un indice et l'avenant d'un contrat récurrent ne sont pas dans l'outil, ils sont à venir. Côté facture électronique, Corsala est conforme à la réforme avec la plateforme agréée de votre choix : chaque facture émise part au format Factur-X, et son statut revient dans le dossier. Enfin, la facturation de contrat appartient au module SAV, compris dans le tarif.
Pour le gérant, l'assistant administratif et le donneur d'ordre
- Le gérant garde sous les yeux, sur son accueil, les brouillons en attente et le passage manqué du jour.
- L'assistant administratif relit, émet, enregistre les règlements et suit les impayés.
- Le donneur d'ordre reçoit une facture par échéance, à son nom, dans la devise de son contrat.
Pour aller plus loin
La page facturation et relances décrit la fonction pour tous les métiers ; pour la propreté, la page entreprise de nettoyage donne le tableau d'ensemble, et l'article sur les contrats d'entretien du nettoyage détaille les passages qui précèdent la facture. Les prix sont affichés sur tarifs ; un mois d'essai est offert, avec une démonstration sur demande.