Une réclamation du syndic, et pas une seule photo
Mardi matin, le syndic d'une résidence vous écrit : les vitres du hall n'ont pas été faites lundi soir. L'agent affirme le contraire. Vous avez bien un planning dans un tableur et un carnet de fiches quelque part dans le fourgon de l'équipe de nuit. Le syndic a une photo prise ce matin, vous n'avez rien de lundi. La discussion s'engage sur un terrain où celui qui a la preuve a raison, et ce n'est pas vous.
En propreté, la confiance tient à deux choses : répondre vite et prouver chaque passage. La fiche de passage de Corsala est faite pour la seconde : à la fin du passage, l'agent consigne ce qu'il a fait, joint des photos avant et après, et fait signer le responsable du site sur son téléphone. Le PDF part au donneur d'ordre et se range dans son espace, à côté du passage. Twin Cleaners, entreprise de nettoyage à Dubaï et cliente de Corsala, l'utilise pour ses contrats récurrents et ses interventions, avec cette même logique : un passage, une trace.
La fiche de passage, du téléphone de l'agent au dossier du site
Un bouton sur chaque passage
Le matin, l'agent ouvre l'écran des passages du jour : bureaux de 300 mètres carrés, parties communes d'une résidence, cabinet médical à 17 heures. Sur chaque ligne, un gros bouton « Fiche de passage » ouvre la fiche du passage, ou la crée. Il est pensé pour le pouce, pour des mains qui sentent encore le produit.
Ce que l'agent consigne
Les travaux faits, dictés plutôt que tapés : « Hall et escaliers, sols lavés, vitres intérieures, boîtes aux lettres, poubelles sorties. » Les fournitures et les consommables utilisés, choisis dans la bibliothèque de l'entreprise. Le temps passé. Les photos avant et après : six images du hall et des escaliers suffisent à documenter un passage. Rien ne se perd si le téléphone se met en veille : la saisie est conservée au fur et à mesure.
Des photos qui se comparent
Une photo avant et une photo après ne prouvent quelque chose que si elles montrent la même zone sous le même angle. Un réflexe simple : photographier d'abord, avant de poser un seau, chaque zone que le cahier des charges cite, puis refaire la même prise en fin de passage. Six photos bien cadrées valent mieux que vingt images de couloirs. Les images prises avec un iPhone sont converties à l'envoi, sans manipulation de l'agent.
La signature du responsable de site
Le responsable du site, le gardien ou le chef de service touche « Faire signer » : le téléphone passe en plein écran et ne montre que la fiche. Il signe du doigt et saisit son nom. Côté serveur, Corsala note le moment de la signature, la connexion utilisée, le navigateur, puis scelle le contenu par une empreinte. La fiche reçoit son numéro, FP-2026-0001 par exemple, et son PDF est produit à votre marque.
Ce qui se passe ensuite
Le passage devient « fait ». Le PDF part par e-mail depuis votre boîte et se range dans l'espace du donneur d'ordre. Quand la fiche concerne un contrat, elle apparaît à côté du passage concerné. Plus rien à recopier le vendredi.
Exemple : un passage de parties communes, puis une réclamation
Le contenu ci-dessous est fictif et illustre la mécanique.
| Rubrique de la fiche | Contenu | Origine |
|---|---|---|
| Travaux | Hall et escaliers, sols lavés, vitres intérieures, boîtes aux lettres | Dicté |
| Fournitures | Produit sol, produit vitres, sacs | Bibliothèque |
| Temps | Passage de 2 h 30 | Saisi |
| Photos | Hall et escaliers, avant et après | 6 photos |
| Signature | Responsable de site, nom saisi | FP-2026-0014 |
Le surlendemain, le syndic ouvre une réclamation depuis son espace : « Vitres du hall non faites ». Elle arrive dans votre menu « Réclamations », rattachée au site et au contrat. Vous ouvrez le passage de lundi : la fiche signée, ses six photos, la mention des vitres intérieures. Vous répondez en joignant la preuve, le syndic reconnaît qu'il parlait des vitres extérieures, qui ne figurent pas au contrat. Le litige se règle avec des faits, pas avec des souvenirs.
Trois sortes de passages, une même fiche
Une entreprise de propreté ne fait pas que des passages récurrents. Le passage de contrat est le cas courant : les bureaux du lundi, les parties communes du mardi. L'intervention ponctuelle arrive après une réclamation : l'agent repasse pour les vitres du hall, ou traite une tache sur une moquette, et le bouton de la fiche est là aussi, au titre du SAV. Enfin, le nettoyage de fin de chantier, demandé par une entreprise générale avant une livraison, se prépare par un devis dicté pendant la visite, puis se réalise et se documente par une fiche. Dans les trois cas, c'est le même écran et le même PDF : l'agent n'a qu'un geste à apprendre.
Pour la fin de chantier, le signataire est souvent le conducteur de travaux de l'entreprise générale : il constate l'état des logements, signe, et sa signature vaut accord sur ce qui a été fait. Pour une résidence de trente logements, la liste des logements traités peut figurer dans les travaux dictés : la signature porte alors sur un périmètre précis, et une porte oubliée ne remet pas en cause l'ensemble.
Quand personne n'est là pour signer
Beaucoup de passages se font la nuit ou tôt le matin, dans des bureaux vides. Personne n'est présent pour signer, et il ne faut pas faire semblant. Dans ce cas, le passage garde son compte rendu court et ses photos, rattachés au passage dans le dossier du site : c'est la preuve de ce qui a été fait. La fiche signée est réservée aux passages où quelqu'un peut signer. Un même contrat peut mélanger les deux : un passage du lundi avec le gardien, un passage de nuit sans personne.
Ce que la fiche change pour l'agent, l'exploitation et le donneur d'ordre
- L'agent n'a plus de carnet à remplir ni à rapporter. Sa journée se termine quand sa dernière fiche est signée, ou quand son dernier compte rendu est posté.
- Le responsable d'exploitation voit ses passages du jour, les passages manqués remonter le matin avec le bouton « Réaffecter l'équipe », et les absences à remplacer. Les fiches signées lui épargnent les appels de vérification.
- Le donneur d'ordre retrouve dans son espace les fiches de chaque passage, avec leurs photos, et sait où déposer une réclamation : le bouton « Faire une demande », qui arrive dans votre menu « Réclamations ».
Ce que la fiche ne fait pas encore
La fiche de passage appartient au module SAV, compris dans le CRM gratuit. Elle ne se remplit ni ne se signe hors connexion : un sous-sol sans réseau oblige à signer à la remontée. Une fiche signée est figée ; une erreur se reprend par une nouvelle fiche. Écran et PDF existent en français. La check-list de contrôle qualité sur mobile est à venir, sans date annoncée. Corsala ne gère ni la paie ni les variables de paie, et le pointage de l'application terrain ne se rattache pas aux sites de vos contrats. Un contrat qui couvre plusieurs sites se saisit en plusieurs contrats.
Pour aller plus loin
Les écrans du bon, dans leur forme générale, sont présentés sur la page bon d'intervention ; la page contrats d'entretien explique comment un contrat génère ses passages. Tout ce que Corsala fait pour une entreprise de propreté est sur la page nettoyage et propreté. L'offre est sur la page tarifs. Ouvrir votre espace gratuit permet de juger sur vos sites ; pour voir d'abord la démonstration nettoyage, demandez une démo.